Administratívny pracovník/Administratívna pracovníčka

pravidlá písania a úpravy písomností
Vie vysvetliť princípy tvorby formálne a obsahovo správnych písomností. Na základe cieľa, adresáta a kanála vie vysvetliť ich primeranú štruktúru a štýl (oznam, pozvánka, zápisnica, bulletin). Vie definovať pravidlá vizuálnej a jazykovej identity, uviesť požiadavky na jazykovú/typografickú správnosť, kontrolu faktov a súlad s právnymi a internými predpismi. Vie opísať požiadavky na elektronickú podobu (PDF/PDF-A, metadáta, verzovanie, e-podpis/časová pečiatka). Vie vysvetliť zásady desaťprstovej hmatovej metódy (správny prstoklad, slepé písanie, rytmus) a ich význam pre rýchlosť a presnosť písania a úpravy písomností. Vie definovať postupy transformácie hodnoverných registratúrnych záznamov.

spôsoby a metódy komunikácie
Dokáže rozlišovať komunikačné kanály a formy (ústna/písomná, synchronná/asynchronná, interná/externá) a vie uviesť kritériá výberu metódy podľa adresáta, účelu a naliehavosti. Vie charakterizovať zásady profesionálnej komunikácie (štruktúra, vecnosť, zdvorilosť, spätná väzba, evidencia) a vie špecifikovať náležitosti telefonátu a e-mailu (predmet, oslovenie, podpis, prílohy, To/CC/BCC) vrátane bezpečnostných a archivačných zásad.

softvéry a odborné aplikácie
Vie rozlíšiť a charakterizovať kategórie softvérových nástrojov používaných v administratíve (textový editor, tabuľkový procesor, prezentačný nástroj, e-mail/kalendár, DMS, kolaboračné nástroje, PDF/PDF-A, skenovanie/OCR; prípadne CRM/ERP moduly) vrátane ich účelu, možností a obmedzení. Vie vysvetliť zásady správnej práce s formátmi a metadátami, verziovaním a prístupovými právami.

pravidlá a postupy skartácie
Vie definovať skartačné kategórie a lehoty (A/S/V) podľa registratúrneho poriadku a opísať kroky skartačného konania (skartačný návrh, schválenie, skartácia/odovzdanie do archívu, protokol, evidencia v DMS) a požiadavky súladu (auditná stopa, GDPR).

náležitosti úradnej a obchodnej korešpondencie
Vie identifikovať povinné formálne prvky listinnej aj elektronickej korešpondencie (odosielateľ/príjemca, dátum, jednacie číslo/spisová značka, vec/predmet, oslovenie, jadro, záver, podpisové doložky, prílohy, kontakty) a vie rozlíšiť správne členenie, typografiu a jazykovú normu. Vie rozlišovať úradnú vs. obchodnú komunikáciu a zvoliť vhodnú mieru formálnosti a štýl

vnútorné organizačné smernice - normatívne inštrukcie, vnútorné predpisy, interné normy
Vie charakterizovať hierarchiu a záväznosť interných noriem (organizačný/pracovný poriadok, podpisový a registratúrny poriadok, smernice k ochrane osobných údajov, BOZP a pod.). Vie vysvetliť spôsob ich zverejňovania, revízie a aktualizácie a rozlíšiť úlohu jednotlivých typov dokumentov v riadení organizácie.

metódy a postupy inventarizácie
Vie charakterizovať štandardné postupy dokladovej a fyzickej inventúry (riadna/mimoriadna) podľa interných smerníc a zákona o účtovníctve. Vie vysvetliť spôsoby vyhodnocovania inventarizačných zápisov, ich schvaľovania a zaúčtovania v spolupráci s majetkovou/účtovnou agendou. Pri elektronickej evidencii vie opísať spôsob práce s IS, postupy dokumentácie inventarizácie a dodržiavania lehôt a zodpovednosti členov komisie.

základné znalosti z predpisov na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ochrany verejného zdravia a požiarnej ochrany; zásady bezpečnej práce a ochrany zdravia pri práci, zásady bezpečného správania na pracovisku a bezpečné pracovné postupy
Vie vysvetliť základné požiadavky BOZP/PO a ochrany verejného zdravia pre kancelárske pracovisko (ergonómia pri práci s PC, poriadok na pracovisku, elektrická bezpečnosť, evakuačné pokyny).

postupy evidencie a archivácie
Dokáže vysvetliť pravidlá evidencie, spisovania, ukladania a sprístupňovania dokumentov podľa registratúrneho poriadku a plánu; definovať pojmy spisová značka, metadáta, kategorizácia, lehoty uloženia a rozlíšiť operatívne uloženie vs. archiváciu, vrátane odovzdania do archívu a skartácie.

zásady a právne normy súvisiace s ochranou osobných údajov
Vie vysvetliť zásady ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR a interných smerníc organizácie. Vie rozlíšiť druhy osobných údajov a charakterizovať bezpečné postupy ich spracovania, evidencie a ukladania.

kancelárska technika
Vie identifikovať bežné kancelárske zariadenia a ich funkcie (multifunkčná tlačiareň/kopírka/skener, samostatný skener, viazačka/laminátor, skartovačka, telefónny systém, projektor/videokonferencia) vie vysvetliť zásady ich bezpečnej a efektívnej obsluhy. Vie vysvetliť ergonomické, bezpečnostné a dátovo-ochranné pravidlá (skartácia citlivých výstupov, kontrola adresátov pri skenovaní do e-mailu, čistenie pamätí zariadení podľa smerníc, BOZP/PO).

znalosť spisovného slovenského jazyka
Vie charakterizovať spisovnú normu slovenského jazyka v administratívnej komunikácii; vie vysvetliť zásady pravopisu, morfológie, syntaxe, interpunkcie, písania veľkých písmen, čísel a skratiek, ako aj zásady úradného štýlu a typografie. Vie identifikovať a korigovať jazykové a štylistické chyby, vie určiť požiadavky na terminologickú a štýlovú konzistenciu s internými šablónami a rozlišuje mieru formálnosti aj v elektronickej komunikácii (predmet, oslovenie, názvoslovie súborov).

úradná a obchodná korešpondencia v cudzom jazyku
Vie charakterizovať formálne a jazykové štandardy úradnej a obchodnej korešpondencie v cudzom jazyku (štandardné obraty, zdvorilostné formuly, dátumy, čísla, adresné formy), vysvetliť vhodnú mieru formálnosti s ohľadom na kultúrne normy adresáta.

systém spracovávania a vybavovania korešpondencie
Vie vysvetliť tok korešpondencie (príjem, evidencia, triedenie, prideľovanie, vybavenie, odoslanie; listinná/elektronická/e-schránka), definovať zásady označovania (spisová/číslicová značka), termínovania a sledovania stavu a opísať požiadavky registratúry (DMS/spisová služba), auditnej stopy a kontrolných lehôt (SLA).

Informačný systém evidovania elektronických dokumentov (DMS)
Dokáže vysvetliť funkcie DMS (registrácia, metadáta, verzovanie, schvaľovanie, prístupové práva, vyhľadávanie, auditná stopa) a ich využitie v procesoch; vie vysvetliť evidenciu podľa registratúrneho poriadku a princípy ochrany údajov a verifikácie elektronických záznamov (GDPR, e-podpis/časová pečiatka, e-podateľňa/e-schránka).

pravidlá a administratívne postupy na archiváciu dokumentov
Vie definovať roly a zodpovednosti v správe dokumentácie (vlastník, autor, recenzent, schvaľovateľ, správca DMS) a rozlíšiť etapy životného cyklu dokumentu vrátane verzovania, schvaľovania, publikovania a prístupových práv, a charakterizovať zásady jeho sprístupnenia, aktualizácie a skartácie v súlade s predpismi.

ovládanie základných znalostí z predpisov na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ochrany verejného zdravia a požiarnej ochrany; zásad bezpečnej práce a ochrany zdravia pri práci, zásad bezpečného správania na pracovisku a bezpečných pracovných postupov
Vie dodržiavať základné požiadavky BOZP, ochrany verejného zdravia a požiarnej ochrany na kancelárskom pracovisku (ergonómia pri práci s PC, poriadok, elektrická bezpečnosť, evakuačné a požiarne pokyny) v každodennej praxi. Dokáže vyhodnotiť bežné riziká, úrazy a nebezpečné situácie na pracovisku a použiť správne postupy ich hlásenia podľa interných pokynov, vrátane dodržiavania základných hygienických odporúčaní.

správa príslušnej dokumentácie
Vie aplikovať pravidlá vedenia administratívnej evidencie (napr. dokumenty, korešpondencia, zmluvy, objednávky, majetok) v súlade s internými predpismi. Dokáže zostaviť a priebežne aktualizovať prehľady/registre v IS alebo tabuľkách, vyhodnotiť úplnosť a konzistentnosť údajov a v prípade potreby navrhnúť ich doplnenie alebo úpravu.

zabezpečovanie kancelárskych potrieb, pracovných pomôcok a zariadení
Vie dodržiavať postupy zabezpečovania kancelárskych potrieb, pracovných pomôcok a zariadení: zaznamenať požiadavky, objednávky a evidenciu vydaných položiek podľa interných pravidiel. Dokáže monitorovať a vyhodnotiť zásoby a frekvenciu spotreby a navrhnúť optimálne dopĺňanie tak, aby bol zabezpečený plynulý chod pracoviska.

skartácia dokumentov
Vie uplatniť pravidlá skartácie pri vyraďovaní neaktuálnych dokumentov a záznamov podľa registratúrneho poriadku, platnej legislatívy a interných noriem (skartačné kategórie a lehoty A/S/V). Vie vyhotoviť skartačný návrh, zabezpečiť jeho schválenie, realizovať samotnú skartáciu alebo odovzdanie do archívu. Dokáže vypracovať protokol a uskutočniť evidenciu v DMS so zachovaním auditnej stopy a súladu s GDPR.

spracovávanie databázových/textových súborov, vytváranie tabuliek, grafov a pod.
Vie používať kancelársky softvér pri spracovávaní databázových a textových súborov – filtrovať, triediť a upravovať údaje. Dokáže vyhotoviť prehľadné tabuľky a grafy podľa zadania a spracovať základné informácie potrebné pre reporty.

komunikácia a spolupráca s ďalšími útvarmi organizácie, externými organizáciami, dodávateľmi a zákazníkmi
Vie efektívne koordinovať a vymieňať si informácie medzi rôznymi internými útvarmi, externými partnermi, dodávateľmi, zákazníkmi, úradmi a ďalšími inštitúciami, pričom dokáže vybrať a použiť vhodný komunikačný kanál podľa adresáta, účelu a naliehavosti. Vie uplatniť zásady profesionálnej komunikácie (vecnosť, štruktúra, zdvorilosť, spätná väzba, evidencia) a zabezpečiť zrozumiteľnosť, úplnosť a dohľadateľnosť odovzdaných podkladov.

obsluha kancelárskej, výpočtovej a komunikačnej techniky
Vie používať a obsluhovať kancelársku techniku: počítače, multifunkčné tlačiarne (laserové, atramentové, termosublimačné), skenery na digitalizáciu dokumentov a obrázkov, kopírky, telefónne ústredne a príbuzné zariadenia. Vie nastaviť základné parametre pre tlač/sken, prenos, smerovanie hovorov, dokáže riešiť bežné poruchy a pri práci vie dodržiavať ergonomické, bezpečnostné a dátovo-ochranné pravidlá.

dodržiavanie normalizovanej úpravy a jazykovej kultúry úradnej korenšpondencie
Vie dodržiavať normalizovanú úpravu písomností podľa príslušných noriem a interných smerníc (náležitosti listu, poradie údajov, členenie, typografia). Dokáže používať desaťprstovú hmatovú metódu pri písaní a formálnej úprave textu. Vie uplatniť zásady jazykovej kultúry: spisovný jazyk, vecnosť, zrozumiteľnosť, zdvorilosť a primeranú mieru formálnosti. Vie dodržať terminologickú a formálnu jednotnosť celej korešpondencie, vrátane elektronickej.

vyhotovovanie podnikových písomností
Vie vyhotoviť podnikové a interné písomnosti (oznamy, pozvánky, zápisnice, smernice, správy, bulletiny a pod.) so zohľadnením cieľa, adresáta a komunikačného kanála. Vie dodržať pravidlá vizuálnej a jazykovej identity, právne a interné predpisy, jazykovú/typografickú správnosť a vie vyhotoviť vhodnú elektronickú podobu dokumentov (napr. PDF/PDF-A, metadáta, verzovanie, e-podpis). Vie používať základné nástroje umelej inteligencie pre administratívnu prácu.

aplikácia zásad a pravidiel vnútorných organizačných smerníc - normatívnych inštrukcií, vnútorných predpisov a interných noriem
Vie aplikovať požiadavky vnútorných organizačných smerníc, normatívnych inštrukcií a interných predpisov (pracovný poriadok, podpisový a registratúrny poriadok, smernice k ochrane osobných údajov, BOZP a pod.) v každodennej administratívnej praxi. Vie vyhľadať a overiť platnú verziu týchto dokumentov v DMS/intranete, sledovať revízne lehoty a zmeny.

orientácia v náležitostiach úradnej a obchodnej korešpondencie
Vie vyhotoviť úradnú a obchodnú korešpondenciu v súlade jej náležitosťami: odosielateľ, príjemca, dátum, vec, oslovenie, jadro, záver, podpis, prílohy, kontakty, spisová značka/jednacie číslo. Dokáže zhodnotiť ich úplnosť a primeranosť formálnosti, v prípade potreby vie navrhnúť a vykonať potrebné úpravy.

evidencia a ukladanie dokumentácie v súlade s registratúrnym poriadkom
Vie evidovať, ukladať a archivovať dokumentáciu v súlade s registratúrnym poriadkom a internými normami, vrátane vedenia registratúrneho denníka. Vie uplatňovať pravidlá životného cyklu dokumentu (vznik, schválenie, verzovanie, uchovávanie, skartácia) tak, aby boli dokumenty správne označené, dohľadateľné a v súlade s GDPR. Vie uplatniť princípy a postupy transformácie hodnoverných registratúrnych záznamov.

zadávanie údajov do Informačného systému evidovania elektronických dokumentov (DMS)
Vie zadávať a registrovať dokumenty v DMS a v cloudových úložiskách, doplniť metadáta, nastaviť verzovanie a prístupové práva v súlade s registratúrnym poriadkom. Dokáže vyhľadávať a realizovať kontrolu dokumentov tak, aby bola zachovaná auditná stopa a súlad s požiadavkami GDPR, e-podpisu/časovej pečiatky a e-podateľne/e-schránky. Vie uplatniť princípy a postupy transformácie hodnoverných registratúrnych záznamov.

ústna a písomná komunikácia v cudzom jazyku
Vie aplikovať jazykové a formálne štandardy pri ústnej a písomnej komunikácii v cudzom jazyku (štandardné obraty, zdvorilostné formuly, adresné formy) s ohľadom na kultúrne normy partnera. Dokáže spracovať, revidovať a terminologicky zosúladiť texty so schválenou terminológiou organizácie a jazykovou identitou; pri viacjazyčnej komunikácii vie zabezpečiť významovú ekvivalenciu a konzistentnosť naprieč verziami.

archivácia, zálohovanie a obnova databáz
Vie aplikovať postupy archivácie, zálohovania a obnovy databáz podľa zvolených stratégií (plná, prírastková, diferenčná) a retenčných politík, vrátane pravidla 3-2-1. Dokáže vyhodnotiť konzistenciu, integritu, nastavenie prístupových práv a šifrovania a vie vykonať test obnovy vrátane základnej evidencie výsledkov (RPO/RTO).

dodržiavanie zásad mlčanlivosti a ochrany osobných údajov
Vie uplatniť pravidlá spracúvania osobných údajov podľa GDPR a interných smerníc. Vie používať bezpečné postupy pri ich evidencii, ukladaní a prenose. Dokáže vyhodnotiť podozrenie na incident alebo rizikové spracovanie a podľa stanoveného postupu vec eskaluje zodpovedným osobám (napr. poverenec pre ochranu osobných údajov).

spolupráca na inventarizácii/inventúre majetku príslušného oddelenia
Vie uplatniť štandardné postupy dokladovej a fyzickej inventarizácie majetku podľa interných smerníc a zákona o účtovníctve – dokáže pripraviť podklady (zoznamy majetku, inventárne čísla/etikety) a zaznamenať výsledky do inventúrneho súpisu alebo IS. Vie vyhodnotiť zistené rozdiely (prebytok, manko, škoda, prirodzený úbytok) a vie spracovať inventarizačné zápisy v spolupráci s majetkovou/účtovnou agendou.

administratívne spracovávanie dokumentácie zahraničných pracovných ciest
Vie spracovať podklady k pracovnej ceste (cestovný príkaz, žiadosť o preddavok, podklady k ubytovaniu a doprave) a pripraviť podklady k jej vyúčtovaniu v súlade s internými predpismi a platnou legislatívou.